Capacitación Inteligente
La palabra capacitar ya está muy trillada por muchas razones, y unas de ellas es porque no es fácil medirla o ver resultados. El problema no es la capacitación, sino cómo se determina capacitar al personal y medir los resultados.
Considero que debe de existir un plan con objetivos y seguimiento. Para poder capacitar al personal y obtener resultados medibles, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos:
1.- Contar con descriptivos de puesto; si no se tienen descriptivos de puestos, no sabemos qué requisitos debe cumplir la persona que se busca, o qué le hace falta al personal actual en el puesto para cubrirlo al 100%
2.- Evaluaciones de desempeño; al tener los descriptivos, ya se tiene un gran porcentaje para realizar las evaluaciones de desempeño y al aplicarlas, podemos identificar áreas de oportunidad de los colaboradores, las cuales podemos incluir en el diagnóstico de necesidades de capacitación. Cabe mencionar que la evaluación de desempeño nos proporciona más beneficios que sólo detectar las áreas de oportunidad, pero de eso hablaremos más adelante.
3.- Programa de capacitación de acuerdo con la detección de necesidades. Como mencionamos anteriormente, al contar con el descriptivo de puesto y la evaluación de desempeño, se encontrarán áreas de oportunidad para cada uno de los empleados, donde se obtendrá un gran porcentaje de las necesidades de capacitación de la empresa.
Este programa debe consistir en capacitar al personal en las áreas de oportunidad detectadas, tanto en conocimientos como en habilidades técnicas y/o competencias.
Si se hizo un buen diagnóstico, se pueden diseñar no sólo cursos, sino también programas completos para solucionar las necesidades detectas desde su raíz con la seguridad de obtener resultados medibles.
Pongamos un ejemplo. Imaginemos que al realizar un diagnóstico se detectó que no existe trabajo en equipo.
Aunque en muchas ocasiones un curso de capacitación puede ser de gran utilidad, en este caso limitarnos a un curso nos dejaría muy por debajo de nuestras expectativas de mejora. Es mucho más recomendable la implementación de un programa completo, con un objetivo bien definido, en el que se establecerán las acciones necesarias para alcanzarlo.
Este programa podría iniciar con un curso de sensibilización de lo que es trabajo en equipo. Posteriormente organizar un plan de acompañamiento bien calendarizado, donde el personal de un área participa todo un día en otra área para observar el trabajo que hace su compañero. Una vez concluido el acompañamiento se lleva a cabo un taller donde todos los participantes comparten lo que observaron y cómo se sintieron al acompañar a su compañero; en ese taller se hacen prácticas de trabajo en equipo y al final se establecen compromisos. Los compromisos se revisan 6 meses después con el fin de reconocer a los que han cumplido, trabajar con los que no y generar nuevas ideas y compromisos para continuar con el trabajo en equipo.
4.- Implementación y seguimiento. Aquí viene lo interesante. Para que la capacitación tenga utilidad permanente es indispensable contar con una métrica que nos permita conocer el avance que cada uno de los participantes ha alcanzado en cada uno de los cursos. Sin embargo, no es lo mismo evaluar un curso orientado a conocimientos que un curso orientado a desarrollo humano.
Para los cursos de conocimientos, se pueden realizar evaluaciones de inicio y final. En los cursos de desarrollo humano se recomienda que al final del mismo el participante llene un documento que contenga, al menos, los siguientes puntos:
- Lo que aprendió (conceptos, habilidades, herramientas, procesos, etc.),
- Lo que más le gustó,
- Cómo lo aplicaría en sus actividades,
- Cuando lo implementaría, y
- Qué resultados espera.
Pero no termina ahí, lo importante de esto es dar seguimiento al proceso, mediante la revisión de este documento por parte de los jefes inmediatos en los tiempos establecidos. Una vez revisados es fundamental la retroalimentación al empleado y el dejar constancia por escrito.
También existe la preparación del personal en diplomados, maestrías, especialidades, etc. Las personas que toman estos estudios tienen que definir un plan de acción con respecto a la preparación que están recibiendo con objetivos claros e indicadores, siempre orientados a la empresa.
Por último, la capacitación al personal de nuevo ingreso. Es sumamente importante contar con un programa de inducción a la empresa en el cual se incluyan por lo menos la misión, visión, valores, canales de comunicación, reglas, políticas y otros temas que no están directamente relacionados con su área de especialidad, pero sí con el entorno laboral. Es útil realizar una presentación personalizada a los jefes, compañeros y subalternos con los que estará trabajando, así como un recorrido general de las instalaciones.
Pero la capacitación es cara y distrae a los trabajadores de sus labores productivas, ¿no? Definitivamente, sin embargo, como en muchas otras decisiones empresariales, es primordial realizar el análisis costo/beneficio.
Estoy segura que si las empresas llevaran a cabo programas de capacitación con un alcance similar o superior a lo expuesto aquí, no sólo tendrían personal capacitado, sino también generarían sentido de pertenencia, disminuirían la rotación, contarían con personal más motivado. Al conocer mejor al personal mediante un contacto directo y continuo, se podrían generar acciones que cubran sus necesidades en tiempo y forma. Al final serían puntos a favor para generar una cultura organizacional fuerte y positiva.
Si tienes una empresa pequeña, mediana o grande, puedes seguir estos pasos y con toda seguridad obtendrás resultados positivos no sólo en tu ambiente laboral, sino también en lo económico, puesto que la capacitación inteligente siempre tiene un retorno de inversión a mediano y largo plazo.
